TÉRMINOS Y CONDICIONES DE USO DE LA "OFICINA VIRTUAL" Y TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

1. Introducción

Los presentes Términos y Condiciones de uso de la "Oficina Virtual", se publican con el fin de informar a todos los usuarios de la misma, que la ORGANIZACIÓN SANITAS INTERNACIONAL S.A.S. y sus empresas (En adelante OSI), ha puesto a su disposición la "Oficina Virtual", con la finalidad de realizar sus consultas, transacciones y gestionar sus servicios de manera ágil y segura.

Los presentes Términos y Condiciones constituyen un acuerdo legal y vinculante entre el Usuario de la "Oficina Virtual" y OSI y establecen las condiciones de su uso. Por lo anterior, es su obligación como Usuario de la "Oficina Virtual" leer cuidadosamente los presentes Términos y Condiciones, y debe tener en cuenta que si decide no aceptarlos, no podrá acceder ni utilizar los servicios de la "Oficina Virtual". Por lo anterior, al hacer Click en el ícono de "ACEPTAR", el Usuario habrá manifestado su aceptación expresa, sin restricciones, reservas ni modificaciones a este Aviso Legal y por lo tanto a los Términos y Condiciones de uso acá establecidos.

2. Marco legal

En el presente documento el Usuario encontrará las pautas para el uso de la Oficina Virtual, así como el marco que regirá el adecuado tratamiento de los datos personales que sean incorporados o circulen en la misma, incluyendo los datos de carácter sensible o datos de salud. Teniendo en cuenta lo anterior, el tratamiento de los datos personales del Usuario, será realizado de conformidad con lo establecido en la legislación vigente en materia de Habeas Data y de manera particular por lo previsto en la Ley Estatutaria 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013, y las Políticas de Privacidad y Tratamiento de Datos Personales adoptadas por la OSI.

El contenido de los Términos y Condiciones aquí previstos, puede ser objeto de modificaciones o actualizaciones, razón por la que será obligación del Usuario revisar periódicamente el contenido de los mismos con el fin de mantenerse informado frente a los cambios que se puedan presentar.

Por lo anterior, mediante la puesta en conocimiento de los Términos y Condiciones de la Oficina Virtual y la información contenida en el portal www.colsanitas.com, www.medisanitas.com, www.epssanitas.com, se entenderá cumplido el deber de información al Usuario.

Si el Usuario requiere información adicional o tiene alguna pregunta en relación con la Oficina Virtual, podrá contactarnos a través de los siguientes canales: Usuarios medicina prepagada a Colsanitas en Línea o Medisanitas en Línea al 4 871920 en Bogotá o 018000 979020 resto del país opción 3 -1, usuarios EPS Sanitas al 3759000 opción 1 en Bogotá o 018000 919100 en el resto del país.

3. Uso de la Oficina Virtual

La calidad de Usuario se obtiene al momento de crearse como tal en la Oficina Virtual, dicha calidad se perderá en el evento en que el Usuario pierda su calidad de Usuario de cualquiera de las empresas que formen parte de la OSI, en el evento en que se logre demostrar que existió suplantación de identidad y en general, en cualquier momento en que el Usuario registrado realice alguna actuación considerada como violatoria de estos Términos y Condiciones.

3.1. Creación de Usuario para el acceso a la Oficina Virtual:

El Usuario de la Oficina Virtual entiende y acepta que para hacer uso de la misma se requiere la creación de una cuenta de Usuario que lo identifique como tal a la cual se podrá acceder por medio de una contraseña que será de uso personal e intransferible.

3.2. Uso de la contraseña.

El Usuario acepta que las contraseñas ingresadas por este al momento de su registro para acceder al contenido de los servicios de la "Oficina Virtual", son privadas e intransferibles, por lo que tendrá la obligación de custodia de las mismas, siendo el único responsable de las consecuencias derivadas del uso que otras personas o terceros hagan de ellas por la falta del cumplimiento del deber de custodia de dichas contraseñas.

Por lo anterior, el Usuario se compromete a informar a más tardar dentro del día hábil siguiente a la OSI, la pérdida o robo de su contraseña, el uso no autorizado de su contraseña por parte de terceros o cualquier circunstancia que a su juicio deba ser conocida por la OSI con el fin de evitar actos fraudulentos en contra de su propia persona, de la OSI o de terceros.

El Usuario al hacer uso de su contraseña se obliga a abstenerse de realizar las siguientes acciones: a) Acceder a documentos confidenciales o datos de salud de personas de las que no se encuentra legitimado por ley o por convención para hacerlo. b) Suministrar información falsa a título personal o de su grupo familiar, así como omitir datos necesarios para la buena prestación del servicio. c) Dar un uso de la "Oficina Virtual" contrario a la Ley, la moral y las buenas costumbres. d) Realizar acciones tendientes a ocasionar daño o interrupción del servicio de la "Oficina Virtual". El Usuario que viole cualquiera de las condiciones contenidas en este numeral, será responsable por los daños y perjuicios de cualquier naturaleza que pueda sufrir la OSI o cualquier tercero que resulte perjudicado por esta actuación.

3.3. Obligaciones del Usuario

• El Usuario se compromete a hacer uso de la Oficina Virtual, de conformidad con la ley colombiana, estos Términos y Condiciones y la demás información e instrucciones que sean puestas en su conocimiento por parte de la OSI, así como de conformidad con el orden público, la moral y las buenas costumbres.

• El Usuario garantiza la autenticidad y veracidad de todos aquellos datos personales e información que entregue para completar el formulario de suscripción o registro. Así mismo, el Usuario se compromete y se responsabiliza de mantener actualizada toda la información que haya entregado, permitiendo con ello prestar un mejor servicio por parte de la OSI.

• Cuando el Usuario inserte o incorpore cualquier información a la Oficina Virtual, garantiza a la OSI que la información es completa y veraz, que posee todos los derechos sobre la misma y que se encuentra autorizado para entregarla.

• El uso de la Oficina Virtual únicamente se encuentra permitida para personas mayores de 18 años. En ese sentido y por el principio de la buena fe, se entiende que la persona que está creando el usuario para acceder a la Oficina Virtual es mayor de edad, razón por la que no existirá responsabilidad alguna para la OSI.

3.4. Tratamiento de datos personales

La ley 1581 de 2012 y su decreto reglamentario 1377 de 2013 establecen el marco de protección de datos personales en Colombia. Por esta razón, todas las personas tanto jurídicas como naturales que intervienen en el Tratamiento de los datos personales se encuentran sujetas a lo previsto en dicha normatividad. Por lo anterior, teniendo en cuenta que la información que circulará en la Oficina Virtual corresponde a información personal de los Usuarios, el Tratamiento de tales datos será realizado por la OSI con sujeción a las finalidades autorizadas por los Usuarios, contenidas en estos Términos y Condiciones y a lo previsto en la Política de Privacidad y Protección de la Información que ésta ha adoptado y la cual se encuentra contenida en el sitio web www.colsanitas.com, www.medisanitas.com o www.epssanitas.com

3.4.1. Autorización de Tratamiento y finalidades

Con la aceptación de estos términos y condiciones, el usuario autoriza de manera voluntaria, previa, explícita, informada e inequívoca el Tratamiento de sus datos personales a la ORGANIZACIÓN SANITAS INTERNACIONAL S.A.S. y a las empresas que forman parte del grupo que ésta lidera (OSI).

OSI informa al Usuario que sus datos de salud son datos de naturaleza sensible y por tal razón la autorización para el tratamiento de los mismos es facultativa. Teniendo en cuenta lo anterior, se informa al Usuario que en la Oficina Virtual podrán circular datos de salud contenidos en los exámenes de laboratorio o en las autorizaciones de servicios, por lo que al aceptar los presentes Términos y Condiciones, está autorizando el tratamiento de sus datos personales incluyendo todo sus datos de salud que circulen en la Oficina Virtual, razón por la que, si una vez conocido esto el Usuario decide no autorizar el tratamiento de sus datos de salud, no deberá aceptar estos Términos y Condiciones y por tanto no podrá hacer uso de la Oficina Virtual.

Realizadas las anteriores precisiones, con la aceptación de estos Términos y Condiciones, el Usuario autoriza el tratamiento de sus datos personales incluyendo los datos de salud, con las siguientes finalidades:

• Realizar el registro y creación de Usuario de la Oficina Virtual.

• Recopilar, utilizar, transferir, almacenar, consultar y procesar sus datos personales.

• Cumplir los fines propios de la relación contractual existente, esto es: Contratación, prestación de servicios de salud, demás actividades propias del Sistema de Seguridad Social en Salud y del cumplimiento de las normas que lo regulan, así como de las actividades derivadas del objeto social de la OSI.

• Remisión de información relacionada con los bienes y servicios ofrecidos o suministrados por la OSI.

• Contacto y envío de información sobre la prestación del servicio de salud a través de medios telefónicos, electrónicos (SMS, chat, correo electrónico y demás medios considerados electrónicos) físicos y/o personales.

• Envío de notificaciones sobre cambios o mejoras en el esquema de prestación de los servicios, avisos, programas de salud, fidelización o información sobre sus productos o servicios de acuerdo con la legislación aplicable.

• Efectuar las gestiones pertinentes para el desarrollo de la etapa precontractual, contractual y post contractual la OSI, respecto de cualquiera de los servicios ofrecidos por ella que haya o no adquirido.

• Remitir información relacionada con programas de promoción y prevención en salud.

• Dar cumplimiento a la ley colombiana o extranjera y las órdenes de autoridades judiciales o administrativas.

• Realizar análisis de riesgo y efectuar encuestas de satisfacción respecto de los bienes y servicios ofrecidos por la OSI.

• Transmitir los datos personales objeto del Tratamiento a los proveedores o terceros que actúen por cuenta de la OSI en dicho Tratamiento.

• Transmitir los datos personales objeto del Tratamiento a los establecimientos de comercio con los que se suscriben convenios para el otorgamiento de beneficios a los usuarios de la OSI.

• Dar a conocer, transferir sus datos personales dentro y fuera del país a cualquier empresa de la OSI así como a terceros previa suscripción de un contrato que prevea de manera clara las reglas de la transferencia internacional o para implementar servicios de computación en la nube.

• Consultar a cualquier entidad pública o privada, médico, hospital, compañía de seguros, compañía de medicina prepagada o entidad promotora de salud (EPS) para acceder a la información sobre su estado de salud; en consecuencia autoriza a dichas entidades para que entreguen a la OSI copia de toda la información que sea requerida.

• La OSI podrá realizar tratamiento de sus datos personales para fines estadísticos, de investigación, para estudios de riesgo, para suministrar a las asociaciones gremiales para la realización de estudios relacionados con la administración de sistemas de información del sector salud y para el desarrollo de nuevos productos y servicios.

• Recibir información comercial y publicitaria relacionada con los servicios ofrecidos por la OSI.

• Así mismo, OSI podrá recaudar y realizar tratamiento de datos personales sensibles relacionados con el estado de mi salud dada mi calidad de usuario de OSI, así como sus datos relacionados con antecedentes e historial clínico, información sobre estilo de vida y otros datos necesarios o convenientes exclusivamente para los fines de prestación de los servicios de salud y demás actividades propias del Sistema de Seguridad Social en Salud y del cumplimiento de las normas que lo regulan.

Los datos personales sensibles serán mantenidos y tratados con estricta seguridad y confidencialidad para los fines antes mencionados, conforme a la legislación y reglamentación aplicable. Se aclara que la historia clínica del paciente tiene reserva legal de acuerdo con lo establecido en la ley 23 de 1981 y en la Resolución 1995 de 1999 del Ministerio de Salud.

Las personas que actúan en calidad de padres de familia o representantes legales de menores de edad con una edad igual o superior a 12 años (En adelante menores adultos), con la aceptación de los presentes Términos y Condiciones declaran bajo la gravedad de juramento que han informado a los menores adultos sobre la finalidad del tratamiento de sus datos personales por parte de OSI y certifican que se encuentran autorizados por dichos menores adultos para otorgar su consentimiento a OSI con el fin tratar sus datos personales.

La autorización de tratamiento de sus datos personales se mantendrá vigente hasta el momento en que el Usuario informe su intención de revocarla, para lo cual deberá utilizar los canales de comunicación previstos por la OSI en su Política de Privacidad y Tratamiento de Datos Personales que puede ser consultada en la página web www.colsanitas.com, www.medisanitas.com o www.epssanitas.com.

4. Política para el uso de la Oficina Virtual por parte de menores de 18 años de edad o de sus padres o representantes legales o de personas incapaces o adultos mayores.

4.1. Menores de 18 años

Los menores de 18 años de edad no podrán registrarse como Usuarios de la Oficina Virtual por sí mismos, razón por la que, en caso de que los padres o representantes legales del menor deseen hacer uso de la Oficina Virtual para el trámite de autorizaciones, solicitud de citas, entre otros para los menores a su cargo, deberán manifestar su consentimiento en relación con las condiciones aquí descritas y aportar la información personal del menor requerida para la funcionalidad de la Oficina Virtual. El registro de menores de edad se hará mediante la vinculación del correo electrónico de los padres o representantes legales del menor con la cuenta de Usuario del menor.

En todo caso y como se indicó en el numeral 3.4.1. anterior, los padres o representantes legales de los menores de edad que sean mayores adultos, esto es, mayores de 12 años, únicamente podrán abrir las cuentas de usuarios de estos menores cuando cuenten con autorización para ello. Se entenderá que la apertura de cuentas de usuarios de menores adultos, por parte de sus padres o representantes legales cuenta con la autorización de los menores adultos, razón por la que la OSI no se hará responsable por la apertura de cuentas de Usuario que carezcan de tal autorización.

Los padres o representantes legales deben informar a los menores sobre la finalidad del tratamiento de sus datos personales por parte de la OSI.

4.2. Personas incapaces o adultos mayores

En los casos de representación por condiciones de incapacidad legal, o por relaciones de parentesco (por ejemplo en caso de que un hijo mayor de edad quiera manejar la cuenta de sus padres adultos mayores, o un padre quiera manejar la cuenta de su hijo adolescente) los Usuarios tendrán la posibilidad de abrir cuenta de Usuarios en la Oficina Virtual para el trámite de autorizaciones, solicitud de citas, entre otros para las personas a su cargo, deberá contar con autorización expresa de las partes relacionadas o del tutor o curador del incapaz, en donde conste que se actúa como la persona a cargo de la información del incapaz o adulto mayor y en consecuencia que podrá tener acceso directo a la cuenta de éste.

5. Derechos de Propiedad Industrial e Intelectual

Todas las marcas, nombres comerciales, signos distintivos, diseños industriales, modelos de utilidad, patentes, servicios, contenidos e informaciones de cualquier clase que aparecen en la Oficina Virtual son propiedad de ORGANIZACIÓN SANITAS INTERNACIONAL S.A.S., por lo que no podrán ser reproducidos, distribuidos, comunicados públicamente, transformados o modificados sin autorización expresa.

Por lo anterior, el Usuario se abstendrá de obtener los contenidos de la Oficina Virtual empleando para ello medios o procedimientos distintos de los que, en algunos casos, se han puesto a su disposición o, en general, de los que se empleen habitualmente en Internet siempre que, estos últimos, no entrañen un riesgo o daño o inutilización del sitio Web y/o sus contenidos.

En ningún caso se entenderá que el acceso y la navegación del Usuario en la Oficina Virtual, implica que la OSI haya otorgado una autorización o haya renunciado, transmitido, cedido total o parcialmente sus derechos, ni la concesión de ningún derecho ni expectativa de derecho y en concreto, de la alteración, transformación, explotación, reproducción, distribución o comunicación pública sobre la misma.

6. Exclusión de responsabilidades y garantías

6.1. Disponibilidad y continuidad:

Por las características y necesidades tecnológicas de la Oficina Virtual es posible que se presenten problemas en la disponibilidad o continuidad en el acceso y uso de los servicios de la misma, así como la ocurrencia de fallas técnicas en los servidores de acceso a la red. Por lo anterior, el Usuario entiende y acepta que frente a la ocurrencia de fallas en la Oficina Virtual debido a la indisponibilidad del servicio por causas de fuerza mayor, errores en las redes telemáticas de transferencia de datos o por causas ajenas a la voluntad de la OSI, ésta no será responsable por los daños y perjuicios de cualquier naturaleza que puedan generarse al Usuario y en esa medida, exime a la OSI de cualquier responsabilidad en relación con las consecuencias de la ocurrencia de este tipo de eventos.

El acceso a la información y servicios que presta la Oficina Virtual tiene en principio una duración indefinida, pero la misma dependerá de la permanencia del Usuario como afiliado a alguna de las empresas de la OSI o de la decisión de la OSI en continuar con el servicio prestado a través de la Oficina Virtual. No obstante lo anterior, el acceso a la Oficina Virtual podrá suspenderse o terminarse en cualquier momento en caso de que se compruebe cualquier violación a los esquemas de seguridad informática o en caso de que se verifique suplantación en la identidad del Usuario.

6.2. Exclusión de responsabilidad

La OSI no será responsable de los daños, pérdida de negocio, ingresos o beneficios, daño emergente, lucro cesante o de oportunidades de negocio, de ahorro de gastos y de desaparición o deterioro de datos, así como tampoco será en ningún caso responsable de:

(a) los costes, multas, sanciones, indemnizaciones, cargos, daños u honorarios que se deriven como consecuencia del incumplimiento por parte del Usuario de sus obligaciones; (b) La violación del Usuario de cualquier norma que pudiera resultar aplicable a causas o en relación con la utilización de la Oficina Virtual, por lo tanto, el Usuario es y será el único responsable de: (a) el uso que realice de la Oficina Virtual; (b) el cumplimiento íntegro de cualquier norma que pudiera resultar aplicable a causa o en relación con la utilización de la Oficina Virtual, incluyendo, a título enunciativo que no limitativo, las normas de uso de la Oficina Virtual aquí contenidas, las disposiciones en materia de protección de datos, confidencialidad, secreto de las comunicaciones y derecho a la intimidad.

6.3. Virus y códigos maliciosos:

El Usuario exime a la OSI de cualquier responsabilidad por los daños y perjuicios de toda naturaleza que puedan ser causados por, o que puedan deberse a la presencia de virus u otros códigos maliciosos en los contenidos que puedan producir cualquier tipo de daños en el sistema informático, documentos electrónicos o ficheros de los usuarios, incluyendo a título meramente enunciativo y sin carácter limitativo, "virus informáticos", gusanos, "caballos de troya", errores en la funcionalidad y operatividad ("bugs"), "bombas de tiempo", "cancelbots", "Spyware", "phishing", "dialers", "hoaxes", "jokes" etc.

6.4. Uso ilícito:

La OSI cuenta con normas y procedimientos, con restricciones de acceso y uso a la información que garantizan que solamente personal altamente calificado e idóneo maneje las bases de datos sensibles cumpliendo con los protocolos para el manejo de esta información.

Por lo anterior OSI garantiza que la Oficina Virtual se manejará con adecuados estándares de seguridad, confidencialidad de la información y confiabilidad de manera que cada Usuario pueda mantener la reserva de su información. Sin embargo no se hace responsable del incumplimiento de cualquier norma aplicable en que puedan incurrir los Usuarios en su acceso a la Oficina Virtual y/o utilización de las informaciones contenidas en la misma. Tampoco se hace responsable del uso ilegítimo que terceras personas puedan hacer de la información allí contenida.

7. Legislación y jurisdicción

Los presentes términos y condiciones se regirán por la Legislación colombiana, y la jurisdicción competente para conocer de cualesquiera demandas que el uso de esta Aplicación suscite será la de los Juzgados y Tribunales de la República de Colombia.

8. Nulidad e ineficacia de los numerales o cláusulas.

Si cualquier numeral o cláusula incluida en estos Términos y Condiciones fuese declarado, total o parcialmente, nulo o ineficaz, tal nulidad o ineficacia afectará tan sólo a dicha disposición o a la parte de la misma que resulte nula o ineficaz, subsistiendo los Términos y Condiciones en todo lo demás.